Політика конфіденційності Hotel Norden

Однією із загальних цілей Hotel Norden є підтримка найвищого рівня безпеки для наших гостей, клієнтів, постачальників, претендентів на роботу та співробітників. Це також стосується захисту персональних даних. За допомогою цієї політики Hotel Norden хоче чітко та зрозуміло визначити, як Hotel Norden обробляє ваші особисті дані. 

Контролер даних

Готель Norden є контролером даних.

Контактні дані:

Готель Norden
Магазин 55
DK-6100 Хадерслев
Телефон: + 45 7452 4030
Електронна адреса: info@hotelnorden.dk

Керівництво/контактна особа:
Джулі Ларсен
Телефон: + 45 5060 0158
Електронна адреса: gdpr@danske-hoteller.dk

Hotel Norden обробляє всю особисту інформацію відповідно до чинного законодавства про персональні дані.

Готель Norden укладає угоди з гостями, клієнтами та постачальниками щодо доставки – купівлі-продажу – різноманітних послуг і продуктів.

Коли гість/клієнт замовляє та купує одну чи декілька послуг Hotel Norden і, як частину цього, надсилає свої персональні дані Hotel Norden, він одночасно дає згоду на обробку персональних даних гостя/клієнта/постачальника Hotel. Норден.

Те ж саме стосується будь-яких персональних даних, які постачальники Hotel Norden надають Hotel Norden у зв’язку з наданням пропозицій або укладенням угод з Hotel Norden.

Збір персональних даних Hotel Norden

Персональні дані збираються Hotel Norden таким чином:

  • Коли гість/клієнт — або його представник — вирішує отримати пропозицію та/або купити одну з послуг/продуктів Hotel Norden, або коли постачальник робить пропозицію або продає продукти чи послуги Hotel Norden.
  • З ринку B2B. Наприклад, у ситуації продажу, коли запитується цінова вартість однієї з послуг Hotel Norden та/або запитується угода про співпрацю.
  • Через файли cookie браузера та веб-маяки.
  • У зв’язку з використанням цифрових послуг Hotel Norden.
  • Беручи участь у програмі бонусів/переваг Danske Hoteller і підписавшись на інформаційну розсилку Danske Hoteller.
  • Від соціальних медіа, постачальників реклами та аналітики, а також від публічних записів.
  • Через відео та телеспостереження.

Збір та обробка персональних даних, порівняно з вищезазначеним, завжди відбуватиметься відповідно до чинного законодавства про персональні дані.

Відеоспостереження, яке встановлюється в різних місцях, де є знаки про спостереження, відбувається як частина профілактики правопорушень, а також функціонує як захід безпеки для співробітників і гостей.

Інформація, яку збирає готель Norden

Hotel Norden збирає такі персональні дані:

  • Ім'я, адреса, номер телефону, адреса електронної пошти, дата народження та інші загальні конфіденційні особисті дані.
  • Інформація про платіжну картку - як правило, як гарантія бронювання та оплати проживання.
  • Демографічна інформація.
  • Історія покупок, включаючи використання програми Hotel Norden та/або інших цифрових служб.
  • Використання програми бонусів/переваг Danske Hoteller.
  • Інформація з опитувань клієнтів Hotel Norden.
  • Інформація з будь-яких тендерних конкурсів
  • Інформація з соціальних мереж Hotel Norden та інших цифрових платформ, що належать Hotel Norden.
  • Інформація про браузер.
  • Інформація про компанію гостя / замовника та відповідні контактні особи.
  • Інформація про бізнес постачальників, а також інформація про відповідні контакти та ключових людей, включаючи ключові рахунки.

Гість/клієнт/постачальник може добровільно та на власний вибір надати Hotel Norden додаткові персональні дані, які, на його думку, можуть бути важливими для діяльності/обслуговування Hotel Norden гостя/клієнта/постачальника, або які, на думку відповідної особи, слід надати з міркувань безпеки.

Це може, наприклад, бути інформацією про:

  • гандикап
  • алергія
  • Конкретні харчові уподобання
  • Інша медична або медична інформація
  • Політичні/релігійні переконання

Якщо гість/клієнт/постачальник добровільно та за власним вибором вирішує надати таку інформацію, Hotel Norden сприймає це як згоду на реєстрацію та зберігання цієї конфіденційної інформації про відповідну особу.

На додаток до інформації, яку Hotel Norden отримує безпосередньо від гостей/клієнтів/постачальників, Hotel Norden у деяких випадках отримує або обробляє додаткову інформацію, яку Hotel Norden отримує від третіх осіб, напр. туристичне агентство, інший посередник або працівник компанії, де працює суб’єкт даних.

У цьому випадку відповідна третя сторона зобов’язана повідомити відповідних гостей/клієнтів/постачальників про умови Hotel Norden, а також про політику Hotel Norden щодо персональних даних. Відповідальність третьої сторони також покладається на забезпечення наявності необхідної правової основи для збору та обробки відповідної інформації, включаючи отримання будь-яких необхідна згода на обробку будь-якої конфіденційної інформації.

Оплата платіжною карткою  

Готель Norden використовує Netaxept (Nets) для погашення платежів за допомогою дебетових і кредитних карток. Netaxept і Hotel Norden схвалені та сертифіковані Платіжною системою Банку (www.pbs.dk). 

Для замовлень і бронювань Hotel Norden зберігає інформацію, яку надав гість/клієнт/постачальник, доки вона вважається актуальною, після чого ця інформація видаляється.

Окрім обробки замовлення, надана інформація використовується, лише якщо гість/клієнт/постачальник, наприклад, звертатися з питаннями або якщо є помилка в замовленні. 

Яка мета збору та обробки?

Hotel Norden збирає лише персональні дані, необхідні для виконання угод, укладених з гостями/клієнтами/постачальниками щодо надання послуг, напр. ночівля або купівля/продаж товарів чи послуг.

Саме зміст індивідуальної угоди/характер послуги визначає, які персональні дані Hotel Norden збирає та обробляє, а також визначає мету збору.

Метою збору та обробки персональних даних в першу чергу буде:

  • Обробка бронювань гостей/клієнтів і покупок послуг Hotel Norden.
  • Обробка пропозицій постачальників щодо та продажу продуктів і послуг.
  • Зв'яжіться з гостем / замовником до, під час або після їх перебування.
  • Виконання запиту гостя / замовника про котирування або придбання послуг.
  • Покращення та розвиток послуг Hotel Norden.
  • Адаптація маркетингових та інших комунікацій Hotel Norden.
  • Аналіз поведінки гостей/клієнтів/постачальників і маркетинг щодо них.
  • Адаптація комунікації та маркетингу ділових партнерів Hotel Norden до гостей/клієнтів/постачальників.
  • Адміністрування відносин гостей/клієнтів/постачальників з готелем Norden, включаючи можливу участь у програмі бонусів/переваг Danske Hoteller.
  • Дотримання законодавчих вимог, напр. вимога зареєструвати гостей на ніч відповідно до Закону про іноземців та паспортного наказу.

Авторизація – правова основа – для обробки

Hotel Norden найчастіше оброблятиме персональні дані, оскільки це необхідно для виконання угоди з Hotel Norden, стороною якої є гість/клієнт або постачальник. Це може бути, наприклад, у зв’язку з перебуванням у готелі, організацією зустрічей та/ або обробка та виконання угод про співпрацю та постачальників.

Крім того, Hotel Norden оброблятиме персональні дані у зв’язку з бронюванням перед ночівлею, організацією зустрічей, компаній, конференцій тощо. і до укладення договорів постачальника.

У деяких випадках обробка персональних даних Hotel Norden відбуватиметься в рамках реалізації законних/фактичних інтересів Hotel Norden, які передують інтересам гостя/клієнта/постачальника (суб’єкта даних).

Таким законним інтересом може бути, наприклад, підготовка статистики, опитування клієнтів, маркетинг і аналіз загальної поведінки гостей/клієнтів, що має на меті загалом покращити враження від Hotel Norden і якість послуг і продуктів Hotel Norden.

Якщо гість/клієнт розкриває особливі особисті вподобання чи міркування у зв’язку з перебуванням/візитом у готелі Norden, зокрема, напр. інформацію про здоров’я, інвалідність, релігійні переконання тощо, Hotel Norden використовує інформацію лише для того, щоб переконатися, що особисті уподобання гостя/клієнта, стан здоров’я тощо враховуються.

У деяких ситуаціях Hotel Norden отримує персональні дані від третіх осіб, напр. туристичне агентство, агент або подібне, i.a. у зв'язку з груповим бронюванням. У цьому випадку відповідна третя сторона повинна повідомити відповідних гостей/клієнтів/постачальників про умови Hotel Norden і зміст цієї політики персональних даних.

Крім того, готель Norden відповідає законодавству, див. розділ вище 5, зобов'язаний реєструвати різну інформацію про ночівель. Ця інформація повинна зберігатися мінімум один рік і максимум два роки. 

Права суб'єкта даних

Згідно з правилами Регламенту персональних даних, зареєстровані (клієнти/гості/постачальники) мають різні права.

  • Зареєстрована особа має право в будь-який час отримати інформацію про те, які персональні дані Hotel Norden обробляє щодо зареєстрованої особи.
  • Зареєстрована особа має право в будь-який час вимагати виправлення та оновлення персональних даних, які Hotel Norden має про зареєстровану особу.
  • Зареєстрована особа має право в будь-який час вимагати видалення персональних даних Hotel Norden про зареєстровану особу. Якщо зареєстрована особа подає запит на видалення, уся інформація, яку Hotel Norden не зобов’язаний зберігати за законом, буде видалена. Видалення інформації про зареєстровану особу в деяких випадках може означати, що Hotel Norden не може виконати будь-які дії укладати угоди або надавати певні послуги суб’єкту даних.

Якщо деяка інформація, яку Hotel Norden має про суб’єкта даних, була надана на основі згоди суб’єкта даних, суб’єкт даних має право відкликати згоду в будь-який час, що означає, що інформація видаляється або більше не використовується Готель Norden. Це не стосується інформації, яку Hotel Norden юридично зобов’язаний зберігати.

Можливість подати запит на видалення тощо. однак може бути обмежено через захист приватного життя інших людей, комерційної таємниці та прав інтелектуальної власності, а також, наприклад, заради можливості виконання потенційних судових вимог.

Зареєстрована особа може в будь-який час письмово попросити Hotel Norden отримати огляд і копію особистих даних зареєстрованої особи, якими володіє Hotel Norden.

Письмовий запит щодо цього повинен бути підписаний суб’єктом даних та містити його ім’я, адресу, номер телефону, адресу електронної пошти.

Суб’єкт даних також може зв’язатися з Hotel Norden, якщо він вважає, що його особисті дані обробляються з порушенням законодавства або інших правових зобов’язань, напр. угода/контракт суб’єкта даних із готелем Norden.

Письмовий запит надсилається до готелю Norden, дивіться контактну інформацію вище в розділі 1.

Hotel Norden, наскільки це можливо, надішле його на поштову адресу зареєстрованої особи протягом 1 місяця після отримання письмового запиту зареєстрованої особи.

Якщо суб’єкт даних вимагає виправлення та/або видалення своїх персональних даних, Hotel Norden оцінить, чи були виконані умови для запиту, і Hotel Norden, у такому випадку, здійснить зміни або видалення якомога швидше.

Hotel Norden залишає за собою право відхиляти запити, які мають характер повторення, що викликає переслідування, або які вимагають непропорційних технічних заходів (наприклад, розробка нової ІТ-системи), або які впливають на захист персональних даних інших суб’єктів даних, або в інших ситуаціях, коли це буде непропорційно ресурсомісткий або дуже складний для задоволення запиту.

Якщо ви претендуєте на посаду в готелі Norden

Hotel Norden є контролером даних для обробки інформації, яка міститься в заявках або відображається як частина процесу працевлаштування.

У рамках підбору персоналу Hotel Norden обробляє інформацію, яку заявники надають у своїх заявках, включаючи таку інформацію, як ім’я, адреса, освіта, досвід роботи тощо, тобто. в основному лише загальна інформація. Не рекомендується надавати особисту конфіденційну інформацію, таку як інформація про стан здоров’я, расу, релігію, профспілкову приналежність, судимість тощо. в додатку. Якщо Hotel Norden потребує збору та обробки конфіденційної інформації, напр. судимість, якщо заявник, це буде зроблено лише за попередньою згодою відповідного заявника.

Особиста інформація надходить частково від заявника, але, можливо, також із загальнодоступних джерел (таких як Facebook і LinkedIn). Hotel Norden не використовує персональний профіль для прийняття автоматичних рішень, які можуть істотно вплинути на права та свободи заявника.

Повноваження щодо обробки інформації заявника містяться в статті 6 Положення про персональні дані, пункт a (згода), пункт b (заходи до укладення договору) та пункт f (захист інтересів).

У деяких випадках Hotel Norden може передавати персональні дані заявників, якщо цього вимагає чинне законодавство або рішення суду. Інформація також може бути передана зовнішнім одержувачам, включаючи ймовірні кадрові агентства/хедхантерів, бухгалтерів і обробників даних. Деякі з обробників даних Hotel Norden можуть перебувати за межами ЄС/ЄЕЗ, але всі мають правову основу для передачі.

Якщо заявнику відмовляють у вакансії, на яку подано заявку, Hotel Norden зберігає заявку та інформацію про заявника протягом шести місяців після відмови, і якщо з’являться інші вакансії, які відповідають профілю заявника, Hotel Norden може зв’язатися з відповідним заявником за допомогою мета заміщення цієї посади. Таким чином, програми видаляються через 6 місяців, якщо відповідний заявник не дає дозвіл Hotel Norden зберігати заявку протягом більш тривалого періоду часу.

Заявники завжди мають право отримати інформацію про те, якою інформацією Hotel Norden володіє про заявника. Заявники також мають право на виправлення своєї інформації, якщо вона є невірною, так само як заявники мають право заперечувати чи вимагати видалення чи обмеження обробки інформації заявника.

Якщо заявнику пропонується працевлаштування в Hotel Norden, інформація, отримана у зв’язку з процедурою працевлаштування, зберігається. Інформація про співробітників обробляється відповідно до політики персональних даних Hotel Norden щодо співробітників, яку можна знайти в Посібнику з персоналу Danske Hoteller.

Готель Norden вжив низку технологічних та організаційних заходів безпеки, щоб захистити особисті дані заявників від маніпуляцій, втрати тощо, а також від несанкціонованого доступу інших осіб до інформації заявників. Доступ до цього мають лише працівники готелю Norden, яким на роботі необхідно знати персональні дані заявників. Процедури безпеки готелю Norden постійно переглядаються відповідно до останніх технологічних розробок.

Безпека та обмін особистою інформацією

Hotel Norden захищає персональні дані суб’єкта даних і встановив інструкції, які захищають персональні дані суб’єкта даних від несанкціонованого розголошення та від неавторизованих осіб, які отримують до них доступ або дізнаються про них.

Лише ті особи/працівники готелю Norden, яким за службовими обов’язками потрібні особисті дані зареєстрованих осіб, мають доступ до цього.

Hotel Norden постійно перевіряє відсутність несанкціонованого доступу до особистих даних зареєстрованої особи.

Hotel Norden регулярно створює резервні копії зареєстрованих персональних даних.

Усі картки клієнтів із персональними даними анонімізуються в системі бронювання готелю Norden після 1 року бездіяльності.

У разі порушення безпеки, коли існує високий ризик неправомірного використання персональних даних зареєстрованої особи, включно з напр. викрадення особистих даних, фінансові втрати, втрата репутації чи інша форма зловживання, Hotel Norden якомога швидше повідомить суб’єктів даних про порушення безпеки.

Процедури безпеки готелю Norden постійно переглядаються та оновлюються відповідно до технологічних розробок.

Hotel Norden використовує низку зовнішніх постачальників ІТ-послуг, ІТ-систем, платіжних рішень тощо.

Hotel Norden укладає угоди про постійну обробку даних з усіма постачальниками Hotel Norden, за допомогою яких гарантується, також щодо зовнішніх обробників даних, що вони підтримують необхідний і високий рівень захисту, що стосується персональних даних зареєстрованих . Деякі з обробників даних Hotel Norden можуть перебувати за межами ЄС/ЄЕЗ, але всі мають правову основу для передачі.

Щоб мати можливість виконувати угоди із зареєстрованими особами та задовольняти потреби гостей, клієнтів і постачальників, Hotel Norden ділиться вибраними персональними даними із зовнішніми постачальниками, такими як банки, бухгалтери, ресторани, готелі тощо.

Готель Norden є частиною групи. Таким чином, особисті дані зареєстрованих також можуть надаватися та передаватись внутрішньо групі. Метою цього спільного використання є можливість забезпечити гостя/клієнта/постачальника найкращим обслуговуванням і обслуговуванням, незалежно від того, який готель або відділ у групі використовує гість/клієнт/постачальник.

У деяких випадках Hotel Norden юридично зобов’язаний передати персональні дані або зобов’язаний зробити це в результаті рішення державного органу.

Hotel Norden видаляє ваші персональні дані, коли юридичні зобов’язання Hotel Norden закінчуються або коли мета збору та обробки інформації більше не існує.

Файли cookie

Готель Norden використовує файли cookie. Додаткову інформацію про політику використання файлів cookie готелю Norden можна отримати на веб-сайті компанії.

костюм

Скарги на обробку персональних даних Hotel Norden можна подати до Управління захисту даних, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, телефон +45 3319 3200 – електронна адреса dt@datatilsynet.dk.

Оновлено 22 червня 2023 р